Chỉnh sửa tập tin PDF trong Office Word 2013

Portable Document Format – thường được gọi là PDF, được hỗ trợ trên tất cả các hệ điều hành máy tính cũng như các hệ điều hành điện thoại di động. Hiện có rất nhiều ứng dụng miễn phí và có phí dành cho máy tính và điện thoại thông minh để có thể xem, tạo và chỉnh sửa tập tin PDF.

Ưu điểm chính của PDF là bạn có thể chuyển đổi gần như bất kỳ loại tài liệu hoặc định dạng hình ảnh sang định dạng PDF để người dùng có thể xem các tập tin trên máy tính hoặc điện thoại di động của họ, mà không cần phải lo lắng về các loại tập tin khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có một tài liệu Word và muốn mở tài liệu Word này trên cùng một máy tính mà không cần Office, bạn có thể chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF và sau đó mở nó với bất kỳ trình đọc PDF.

Bên cạnh việc giúp người dùng Windows có thể xem các tập tin PDF mà không cần phải cài đặt công cụ của bên thứ ba, Microsoft còn hỗ trợ thêm các trình đọc PDF. Bạn có thể mở các tập tin PDF với sự giúp đỡ của các trình đọc này hoặc cài đặt ứng dụng Adobe Reader.

Microsoft Office – loại phần mềm văn phòng phổ biến nhất trên thế giới cũng được hỗ trợ định dạng tập tin PDF trong Office 2007 (đòi hỏi phải có add-on). Như bạn đã biết, Office 2010 không chỉ hỗ trợ định dạng tập tin PDF không cần tiện ích này mà còn hỗ trợ tính năng lưu các tài liệu với định dạng PDF. Microsoft đã cải thiện tính năng hỗ trợ PDF trong Office 2013 và bây giờ có thể cho phép bạn chỉnh sửa các tập tin PDF một cách dễ dàng.

Bây giờ, người dùng đã cài đặt Office 2013 có thể sử dụng tính năng này của nó để mở, tạo và chỉnh sửa PDF mà không cần phải cài đặt trình đọc PDF.

Lưu ý, bạn không thể sử dụng Office 2013 để chỉnh sửa các tập tin PDF đã được tạo mã bảo mật hoặc các tập tin có thuộc tính Read-only. Cũng lưu ý rằng Office 2013 không phải là công cụ chỉnh sửa PDF vì thế nó có thể không cung cấp hết tất cả các tính năng tương tự mà bạn đã sử dụng trong các công cụ chỉnh sửa PDF khác.

Bạn có thể thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây để mở và chỉnh sửa các tập tin PDF trong Office 2013:

Bước 1: Kích chuột phải vào tập tin PDF mà bạn muốn chỉnh sửa bằng Office Word 2013,  chọn tùy chọn Open with  và sau đó chọn Word (desktop) để mở nó bằng Word 2013.

Bước 2: Bạn sẽ thấy một hộp thoại với thông báo: “Word will now convert your PDF to an editable Word document. This may take a while. The resulting Word document will be optimized to allow you to edit the text, so it might not look exactly like the original PDF, especially if the original file contained lots of graphics.”. Nhấp vào OK để tiếp tục mở tập tin trong Word 2013.

Bước 3: Sau khi mở tập tin, nếu các tập tin PDF được tải về từ web, một thông báo nhỏ xuất hiện ở phía trên của màn hình: “Be carefull – files from the Internet can contain viruses. Unless you need to edit, it’s safer to stay in Protected View.”.

Nhấp vào Enable Editing bên cạnh thông báo để  bắt đầu chỉnh sửa tập tin PDF của bạn.

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấp File > Save as để lưu tập tin với định dạng PDF, Word hoặc RTF. Lưu ý, bạn không thể lưu tập tin PDF vừa chỉnh sửa bằng cách nhấn Ctrl + S hoặc chọn nút Save như các định dạng tập tin khác.

Tiếp theo, bạn chọn đường dẫn để lưu tập tin PDF, sau đó chọn định dạng tập tin mà bạn muốn.

Lưu ý, nếu bạn nhận được thông báo: “We can’t save this file because it’s read-only. To keep your changes, you’ll need to save the document with a new name or in a different location.” thì bạn hãy thử lưu tập tin PDF vừa chỉnh sửa với một tên khác hoặc lưu tập tin với định dạng Word hoặc XPS.